Come le Agenzie Directa gestiscono i servizi di postalizzazione per Enti e Pubblica Amministrazione, come partner postali di Software house fintech oriented che offrono soluzioni per la gestione dei flussi documentali.
Non è un segreto che le Pubbliche Amministrazioni affrontino costi per la gestione della stampa e invio della posta. Qual è quindi la soluzione? L’automazione potrebbe essere una delle risposte, se la PA desidera – ed ha fondi – per investire in macchine, personale e formazione. In Italia, però, non è così e si finisce per affidarsi ai soliti metodi di produzione documentale obsoleti, che non richiedono controllo qualità e non garantiscono una gestione dei dati affidabile.
Tuttavia, il ruolo della posta è cambiato e Directa offre alle PA soluzioni e progetti più complessi. Anche laddove i collaudati flussi di lavoro del passato potrebbero non soddisfare le esigenze di contenuti altamente personalizzati e mirati, necessari per l’invio di comunicazioni sempre più parcellizzate: Directa dispone di una soluzione SEND compliant integrata, sviluppata da Gedea Data Services.
In questo articolo, però, vogliamo approfondire le tecniche operative con cui le Agenzie Directa, e i nostri partner stampatori, gestiscono i servizi di postalizzazione per Enti e Pubblica Amministrazione.
Automazione postale
Il primo, fondamentale elemento di novità, è la gestionedei servizi postali da una dashboard personalizzata, che semplifica il tuo flusso di lavoro e azzera gli errori nella preparazione dei materiali postali. È sufficiente caircare un unico file per generare l’intero processo di stampa con pochi, semplici clic. Questo approccio riduce drasticamente il rischio di onerosi errori di stampa, anche senza investimenti in formazione del personale e attrezzature particolari.
Controllo di qualità
I processi di controllo qualità non possono più basarsi su operatori umani: è il momento di trasferire tali compiti a macchine e software. Inserendo nella comunicazione codici a barre 2D e attivando sistemi di controllo con videocamere, il nostro flusso di lavoro permette di rilevare gli errori prima dell’imbustamento, disattivando la stampa in modo che gli operatori possano correggere rapidamente gli errori.
Un altro processo di controllo qualità riguarda l’abbinamento degli inserti personalizzati. Sulle apparecchiature più vecchie, l’abbinamento degli inserti alle lettere si basava esclusivamente sulla sequenza del materiale. Un elemento mancante o duplicato causava la presenza di materiali misti nelle buste. Per alcuni operatori, la soluzione è ancora quella di fermare la macchina che compone il plico a intervalli regolari e ispezionare manualmente il contenuto, per assicurarsi che i materiali siano ancora sincronizzati. A volte gli operatori rallentano anche l’inseritrice durante questi lavori per ridurre gli inceppamenti che potrebbero verificarsi ad alta velocità.
Anche in questa situazione, una soluzione efficace che adottano i nostri partner stampatori strutturati è quella di installare delle telecamere sugli alimentatori degli inserti e verificare la precisione della corrispondenza per ogni pezzo di posta, anziché affidarsi a controlli a campione che non rileveranno tutti gli errori. In tutti i casi, il controllo qualità manuale rallenta le operazioni. Implementando l’automazione, elaboriamo più posta nello stesso lasso di tempo e, allo stesso tempo, aggiungiamo valore inviando le comunicazioni prima.
L’automazione della stampa
Le idee per migliorare la produttività e ridurre la dipendenza dagli operatori umani nelle operazioni di stampa adottano molte delle stesse soluzioni che si applicano all’inserimento. Mantenere le stampanti in funzione, eliminando o riducendo il tempo dedicato ad attività non di stampa come il controllo, ed aumentare quindi l’efficienza.
Flusso di lavoro facilitato senza moduli prestampati
Prima di tutto, eliminiamo costi e tempi di stoccaggio e movimentazione legati alla carta prestampata. Passando a dispositivi di stampa a colori digitali, stampiamo moduli, titoli di pagamento, carta intestata, loghi e firme secondo necessità durante la produzione. Non è quindi più necessario fermare le stampanti per caricare e scaricare la carta personalizzata.
Oltre all’efficienza associata alla stampa di tutti i lavori sullo stesso supporto, un flusso di lavoro basato su fogli bianchi in partenza consente anche di combinare integrare comunicazioni e titoli di pagamento, riducendo gli avvii e gli arresti che normalmente si verificano tra i lavori di stampa.
Gestione intelligente dei lavori
Elaborazione dei dati, controllo manuale, imbustamento, indicazione dei destinatari… Sono operazioni che, soprattutto le realtà più piccole della Pubblica Amministrazione ancora effettuano a mano. Le agenzie Directa ed i nostri partner per la stampa – se si tratta di grandi quantità di materiali – dispongono di software integrati, per la gestione del flusso di lavoro e il monitoring in tempo reale. Questi sistemi possono anche essere utili per automatizzare le ristampe, un processo ancora spesso eseguito in maniera manuale e dispendiosa.
Inoltre i sistemi di flusso di lavoro di stampa/postalizzazione eseguiti con le nostre soluzioni di document composition prevedono l’introduzione di soluzioni per il tracciamento di ogni singolo elemento di posta. È quindi possibile determinare facilmente lo stato di qualsiasi lavoro o documento, consultando la dashboard a disposizione.
Se stai cercando soluzioni efficienti per sfruttare l’automazione e migliorare la produttività postale, contattaci!